PHẦN 1: TƯ DUY & CÔNG CỤ (1 Buổi)
1. Tư duy đúng: Chuyển từ làm việc thủ công sang tư duy “điều phối AI”. AI không thay thế con người, nhưng người biết dùng AI sẽ thay thế người không biết.
2. Bộ công cụ “vũ khí” cho hành chính:
◦ ChatGPT/Gemini: Soạn thảo, tóm tắt, lên ý tưởng, xử lý dữ liệu thô.
◦ NotebookLM: “Thư viện số” để tra cứu quy định, quy chế nội bộ, văn bản pháp luật.
◦ Gamma/Canva: Làm slide báo cáo, thuyết trình siêu tốc.
PHẦN 2: KỸ NĂNG RA LỆNH – PROMPTING (1 Buổi)
1. Công thức RISEN: Để AI hiểu và làm đúng ngay lần đầu, câu lệnh cần đủ 5 yếu tố:
◦ Role (Vai trò): VD: Bạn là Chuyên viên hành chính cao cấp.
◦ Instruction (Chỉ dẫn): Nhiệm vụ cụ thể (VD: Soạn công văn).
◦ Steps (Các bước): Trình tự thực hiện.
◦ End Goal (Mục tiêu): Kết quả mong muốn (VD: File Word chuẩn thể thức).
◦ Narrowing (Giới hạn): Phạm vi (VD: Giọng văn trang trọng, không quá 1 trang).
2. Kỹ thuật “AI hỏi ngược”: Yêu cầu AI đặt câu hỏi để làm rõ bối cảnh trước khi thực hiện, giúp văn bản sát với thực tế đơn vị nhất.
PHẦN 3: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH THỰC CHIẾN (2 Buổi)
1. Soạn thảo văn bản & Email:
◦ Soạn công văn, tờ trình, thông báo nhanh gấp 5 lần.
◦ Dùng AI để rà soát lỗi chính tả, chỉnh sửa văn phong hành chính chuyên nghiệp.
◦ Viết email phản hồi đối tác/nội bộ khéo léo trong vài giây.
2. Xử lý cuộc họp & Báo cáo:
◦ Chuyển đổi file ghi âm cuộc họp thành biên bản chi tiết hoặc tóm tắt trong 15 phút.
◦ Tự động tóm tắt các báo cáo dài, rút trích thông tin quan trọng để trình lãnh đạo.
3. Xử lý dữ liệu & Thuyết trình:
◦ Làm sạch dữ liệu thô, phân tách họ tên, xử lý danh sách nhân sự/khách hàng lộn xộn.
◦ Tạo slide báo cáo tổng kết tuần/tháng chỉ trong vài phút với Gamma.
PHẦN 4: SỐ HÓA & TRA CỨU (1 Buổi)
1. Xây dựng “Trợ lý ảo nội bộ” (với NotebookLM):
◦ Nạp toàn bộ quy trình, quy chế, biểu mẫu của công ty vào AI.
◦ Nhân viên có thể hỏi đáp, tra cứu thủ tục, tìm biểu mẫu ngay lập tức thay vì tìm kiếm thủ công trong các thư mục.
2. Tự động hóa đơn giản:
◦ Giới thiệu cách dùng AI để viết công thức Excel khó hoặc tạo kịch bản tự động hóa (ví dụ: tự động gửi email khi có form đăng ký mới).
